Pengarsipan

Penataan dan Pembenahan Arsip

Penataan dan Pembenahan mengedepankan pengelolaan arsip yang sistematis, efektif dan efisien dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai yang pada akhirnya akan diperoleh sistem penemuan kembali (temu balik) arsip yang  mudah, cepat, tepat dan akurat. Kami menawarkan sebuah solusi dalam Penataan Arsip dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

  1. Tahapan pra penataan:
    • Pemindahan arsip ke Ruang Pengolahan.
    • Sterilisasi mikroorganisme arsip dengan metode fumigasi apabila diperlukan.
  2. Tahapan proses penataan:
    • Pemilahan
    • Pendataan / deskripsi
    • Entri data ke dalam Tabel Daftar Arsip Sementara
    • Pengolahan data
    • Penataan fisik / manuver & penomoran definitive
    • Reboxing definitive / Penempatan arsip dalam box simpan definitive.
    • Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
    • Ujicoba temu kembali & Evaluasi
    • Labelling rak dan box simpan definitif

 

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah proses menghancurkan dokumen atau rekaman yang sudah tidak lagi memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dalam penusnahan arsipnya; dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (PerkaANRI No. 37 tahun 2016 tentang pedoman penyusutan arsip dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan pemusnahan arsip.). Adapun tahapan yang dilakukan sebagai berikut :

  • Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
  • Penyeleksian Arsip;
  • Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
  • Penilaian Arsip;
  • Permintaan Persetujuan;
  • Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan
  • Pelaksanaaan Pemusnahan Arsip:

Kami mengedepankan prinsip ramah lingkungan dalam proses pemusnahan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Salah satu proses ramah lingkungan yang kami lakukan dengan cara pembuburan yang selanjutnya menjadi produk daur ulang seperti tempat penyimpanan telur, kerajinan topeng, dan produk daur ulang kertas lainnya yang bertujuan untuk kelestarian lingkungan.

 

Alih Media Arsip dan Pengembangan Aplikasi Arsip Digital

Alih media arsip dengan teknik digitalisasi/scanning harus memenuhi standar kearsipan dan salah satu metode dalam pembuatan pencadangan/back up atas arsip asli. Alih media juga dimaksudkan untuk menjamin ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan dan kepastian akses arsip.

Aplikasi arsip berfungsi untuk penelusuran/temu balik arsip terdata pada saat dibutuhkan. Aplikasi ini dapat diakses secara terbatas sebagai fungsi pengamanan akses. Penggunaan sistem aplikasi penelusuran arsip secara digital memudahkan temu kembali, sehingga retrivel arsip dapat terlaksana dengan cepat dan efisien.

 

Pengadaan Boks Arsip

Solusi penyimpanan berkas arsip yaitu di dalam Boks, boks mempunyai standar dan kami menyediakan boks yang sudah standar arsip dengan spesifikasi : berbahan karton jenis C flute type k 150/m 125/k 150 atau k 200/m125/k200 yang bebas asam dengan ukuran panjang 37cm, lebar 19cm, tinggi 27 cm.